コラム

バーチャルオフィスとは

2016.01.25

バーチャルオフィスとは、事務所を所有・賃借することなく事業を行うために、最低限必要となる住所・郵便受取・電話・FAXなど事務所として必要な昨日を提供しているサービスのことです。
専有スペースや個室はないことが多いですが、会議室やデスクスペースを利用できたり、ロッカーや電話応対代行を行なうサービス等があります。
近年ではデスクスペースをタイムシェアするシェアオフィスサービスが多様化してきているため、バーチャルオフィスとシェアオフィスが共存する施設が増えています。

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どんな方が利用するの？

バーチャルオフィスは比較的安価に利用できることから、初期費用を抑えるため会社設立時に利用されることが多いようです。
また、コンサルティング業やカウンセラー、クライアントのオフィスで作業することが多いエンジニアなど、必ずしも常駐するための店舗やオフィスを構える必要がない業種を中心に利用が進んでいるように、現在の様々なワースクスタイルに対応して活用されることが多くなっています。
その他には、地方に本社を構える企業のサテライトオフィスとして利用されるケースや外国法人の日本支社として利用する企業もあります。

バーチャルオフィスが提供しているサービス

住所の提供	都心の一等地、それもネームバリューのある地域やビルに本店所在地を置くことができます。名刺やホームページ、郵便の受け取り先として利用することができます。法人登記や各種登録をすることも可能ですが、用途やプランによって別料金となることもあります。コストを考えると、自宅で開業することもできますが、分譲・賃貸マンションでは、契約上、事業所利用できないケースがあります。また、重要なプライバシー情報である自宅住所を名刺やホームページで公開することに抵抗がある方も多いです。大切なお客様との商談スペースが自宅というのも会社のマイナスイメージ繋がる可能性があります。バーチャルオフィスであれば、使いたいときにだけ使える便利な会議室があるため、会社の信用力を落とすこともなく、プライベートな情報を開示する必要もないので安心です。
電話番号貸与	ビジネス用の専用電話番号を貸与します。東京であれば03の番号を貸与されることが多いです。電話がかかってきたときは下記のように様々なサービスがあり、提供されているサービスや料金体系などが分かれます。最近では携帯電話を会社の電話として利用する方も多いですが、ONとOFFの切り替えやプライバシーの面からも、ビジネス用の電話番号を求める方が多いようです。電話受付スタッフを雇うことなく電話応対できるサービスは大変便利ですが、すぐに電話代行とわかってしまったり、電話応対のレベルによっては、顧客の不信感を招いてしまう場合もあるようです。
	電話秘書転送	電話受付スタッフを雇う必要がなく、オペレーターが希望の社名で電話応対をしてくれるサービスです。オペレーターが対応したあと、かかってきた電話を携帯電話や自宅電話など指定の電話へ転送してくれるので、内線で取り次がれるのと同じように、自分がどんな所にいてもタイムラグなく対応することができます。打合せ中などで電話に出られない場合は、メール等で連絡がきます。
	不在電話代行	電話受付スタッフを雇う必要がなく、オペレーターが希望の社名で電話応対をしてくれるサービスです。オペレーターが対応したあと、要件や不在折り返し等の連絡をメール等で受け取ることができます。一般的な電話代行業者が提供しているサービスとして古くからありますが、応対ルールの決め細やかさや応対品質のレベルの差は大きいようです。
	携帯電話転送	会社の代表電話にかかってきた電話がそのまま携帯電話に転送されてきます。出先で打合せ中でも電話応対に追われますし、しつこい営業電話なども含めて全て自分で応対する必要があります。
	留守番電話転送	上記の電話サービスと組み合わせて提供されることが多いですが、不在時に留守番録音を残すことができるサービスです。録音された音声は、大きく指定の番号に電話をして聞く場合と、音声データがメールで転送されてくる場合にわけることができます。
03発信サービス	自分の携帯電話から、自社の代表番号（03の電話番号）から発信することができます。どこにいてもオフィスにいるのと変わらずに事業を行うことができるサービスといえます。スマートフォンのアプリ等で電話帳をそのまま利用できる場合もあります。
郵便・宅配便受取代行	郵便物や宅配便をあなたの代わりに受け取り、指定の郵送先に転送してくれます。週一回転送や毎日転送など、プラン等によって選ぶことができたり、手数料が変わる場合もあります。また、一般的なバーチャルオフィスであれば、直接受け取りに行くことも可能な場合が多い。ただし、本人限定受け取り郵便など、受け取りできないものもあるので注意が必要。
貸し会議室	事前予約することで会議室を利用することができます。受付フロントや受付秘書を活用すれば、来客対応（会議室案内やドリンクサーブ）サービスを利用することができるので、自分の会社の応接として利用することができます。会議室といっても施設によっては、ラウンジ、オープンスペース、パーティションで仕切った会議スペースや個室会議室など様々な場所を会議室等として貸し出している場合もあります。事前予約の必要の無い場合や当日予約が可能な場合、さらに無料時間の設定がある場合など、プランや契約によって様々な利用形態があります。なお有料の場合は事前に利用料金を細かく確認しておかないと、思わぬ高額請求が来る場合もありますので注意が必要です。また、簡易パーティションで囲われただけの場所を会議室と呼んでいたり、自習室のようなオープンスペースしかなかったり、隣室の声が丸聞こえのような会議室だったりすることもありますので、実際に見に行き、利用状況を確認しておくのは必須といえるでしょう。飲食が可能な場所が限られている場合もありますので、ご自分の利用シーンを想像して条件を確認することが大切です。
ビジネス運営サポート	法人登記の手続きや営業支援ツールを提供していたり、提携している事業者によるサービスを行っている場合もあります。サポートを受けるには利用条件などがある場合がありますので、内容と料金をよく確認しておく必要があります。
社名表示サービス	バーチャルオフィスですと、同じ住所に沢山の企業・事業者が入居するため、ビルに社名を表示することができる施設は多くありません。また社名が表示されるといっても、社名一覧表が印刷された紙が、エントランスの脇にちょこんと貼ってあるだけといった社名表示サービスもあります。どのように社名表示されるかはよく確認する必要があるでしょう。
デスク貸し出し	執務用のデスクを利用することができます。共用デスクエリア（コワーキングスペース）を提供している場合がほとんどですが、デスクエリアのセキュリティ設定の有無や無料時間の設定など、プランによって様々な利用条件がわかれていることが多いです。専用のデスクを貸し出している施設もありますが、共用スペース内にある場合も多く、自習室やインターネットカフェのような作りになっている場合が多いようです。
ロッカー貸し出し	執務用の資料等を保管しておくための専用ロッカーを利用することができます。デスク利用サービスがある場合には併設されていることが多く、大小さまざまなタイプにわかれており、オプションで利用できることが一般的なようです。

バーチャルオフィスのメリット・デメリット

バーチャルオフィスを利用する最大のメリットは、圧倒的に安く、早く事務所機能を用意することができるという点でしょう。
また、都心の一等地の住所を利用できるため、顧客の信頼感にも繋がるといった点も上げられます。そして、電話サービスや会議室の受付サービスをうまく使うことで、受付スタッフを雇うことなく、電話応対や来客応対サービスを受けることができるので、スタートアップ時の人件費の節減効果は想像以上に大きいといえます。また、起業する方のサポートサービスが充実しているところもバーチャルオフィスのメリットです。定期的に異業種交流会が開催されているオフィスもありますので人脈を広げる場としても活用することができます。
デメリットは「バーチャルオフィスを使っている」ことが顧客に知られてしまったりしたときに、「架空の会社」ではないかと疑われる可能性があるということです。
しかし、バーチャルオフィスといっても、どのようなバーチャルオフィスを利用しているかで、大きな差があります。たとえば、都心ではあるけれども古びた雑居ビルであったり、一等地の有名なビルに入っていても、やけに華美なオフィスであったりすると、胡散臭く感じられてしまうことがあるようです。また、サービスのレベルも運営会社によって、雲泥の差があるようです。
利用者の顧客目線でサービスを提供している会社というのは少ないと思いますので、是非サービスの違いなどに着目して、比較して頂きたいと思います。

バーチャルオフィスの参入業者による違い

バーチャルオフィス専業	バーチャルオフィスサービスに特化しているので、サービス内容や料金体系が多彩なことが多い。バーチャルオフィス専業の場合、会議室は簡易的なものしか用意されていなかったりすることも多く、大切な顧客を案内したい、と思えるようなところは少ない。簡易的な審査しかないような施設は、法的に問題のある企業がいたりすることもあるので注意が必要。
レンタルオフィス（サービスオフィス）兼業	専用個室を用意している事業者がバーチャルオフィスを運営している場合。常駐するオフィスがあるため、会議室が充実しているところが多い。しかし、費用が相場より格安だったり、審査が簡易的だったりする場合は、サービスレベルも低い可能性もあるため、内覧の際に自分が利用しているとき、自分が利用者の顧客として来社したときを想像して、内容を確認することが大事です。
外資系業者	都心の一等地の有名ビルに入居でき、世界のオフィスを利用できるというメリットはありますが、利用内容によって費用が非常に高額になることがあります。専用個室や会議室は華美な内装が施されていますので、好き嫌いがわかれることが多いですが、バイリンガルスタッフによる電話・受付対応などサービス面でのレベルは高いです。利用方法によっては、普通に賃貸オフィスを借りてスタッフを雇用したほうが安くなるという場合もあるようです。
電話代行業者	古くからある、電話代行業者がバーチャルオフィス事業に参入している場合、電話代行にオフィスサービスを一部付加しているだけの場合がありますので、費用は非常に安いことが多いです。住所となっているビルは実際にオフィスとしての利用ができないことが多く、電話代行は地方のコールセンターを利用していることが多いため、「オフィスを利用している」という感覚は感じられないことがあるようです。サービスや住所、ビルなど実際の信頼感を確かめてみることが必要になることが多いようです。
インキュベーションオフィス運営事業者	行政機関が中心となって、廃校になった学校や行政の古い建物を有効活用するために、起業家支援と地域活性のために設立しているところが多いようです。行政からの補助金などの利用に優遇されることがある反面、審査が厳しく業種や用途などに制限を設けている場合もあり、簡単に誰でも利用できるわけではないようです。また、費用も相場より高く、サービス面でも民間の競争とは一線を画している点がるように見受けられます。

最後に

このようにバーチャルオフィスのサービスは多様化しているため、運営会社によって提供しているサービスの内容や施設のグレードは大きく異なります。
自身の会社をおく大切な場所はどんな施設なのか、受付や電話対応してくれる人はどんな人なのか、一度ご自身の目で確かめていただくことをおすすめします。
ご自身のビジネススタイルにあったオフィス選択ができるよう、重視するサービスを得意とするオフィスを探してみてはいかがでしょうか。

東京銀座にあるbizcube（ビズキューブ）では、「バーチャルオフィス」、「シェアオフィス」、「レンタルオフィス」など幅広いサービスオフィスを提供しております。

例えば住所のみほしい場合は、「バーチャルオフィス」や「シェアオフィス」、個室のオフィスが欲しい場合は「レンタルオフィス（サービスオフィス）」など様々なニーズに応えます。

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