レンタルオフィスとは

レンタルオフィスとは

2019.09.25

1512995

今回は弊社のサービスでもあるレンタルオフィスについてサービスを踏まえ紹介していきたいと思います。

レンタルオフィスとは
どんな方が利用するの?
レンタルオフィスが提供しているサービス
レンタルオフィスが提供しているサービス電話編
レンタルオフィスのメリット・デメリット
レンタルオフィスの参入業者による違い
最後に
まとめ

レンタルオフィスとは

レンタルオフィスとは、月極めや時間貸しのように短期間だけ不動産の一部分をオフィス(オフィスサービス)として貸し出されている手軽な貸し事務所のことです。
賃貸オフィスとは異なり、レンタルオフィスには事務所として利用するための最低限の設備が初めから整っており、利用者は契約後すぐに利用を開始することができる場合がほとんどです。つまり、通常の不動産物件を借りるときはオフィスの内装整備やデスク・椅子などのオフィス家具、電話やインターネット環境等のインフラ整備を自分で用意する必要があるため、初期費用や準備の労力が大きくかかるのに比べて、レンタルオフィスを利用する場合は費用面も時間面でも格段に準備が少なくて済むというのが大きな特徴といえます。

しかし、貸し出されるオフィスの形態は様々で、オフィス家具などを完備した専用の個室を用意している施設、簡易パーティションで仕切られたデスクスペースを貸し出す施設、広い部屋に共用のデスクスペースがあり自由に利用できる施設など、多様なビジネス用途に合わせたオフィスがありますので、最低でも3施設程度は比較検討してみたほうが良いでしょう。

【関連コラム】
シェアオフィスとは
バーチャルオフィスとは

どんな方が利用するの?

1587215

レンタルオフィスは初期費用が低く抑えられるため、起業初期(1名~10名程度のスタッフの期間)の企業の利用が一般的に考えられている利用者です。他には、多地域展開をする際の拠点としての利用(主に営業所出店)や常駐社員の人数を増やす必要の無い業種(士業や人材派遣業、コンサルティング業)の場合は、設立からの年数に関わらず、レンタルオフィスの利用者と考えられます。

賃貸オフィスを利用する場合は、自社でオフィス家具や設備を全て用意する必要があり、また電話や外出時の対応のために常駐する事務員を雇う必要があるため、賃料の単価が多少高くても、事業規模を拡大するかの判断をするまではレンタルオフィスを活用するというのは、合理的な判断であるといえるでしょう。

レンタルオフィスが提供しているサービス

454029

個室

都心の一等地にある個室オフィスを格安な初期費用で利用することができます。
デスクやキャビネット、電話機や複合機などビジネスをするための最低限の設備が初めから整っているため、契約してすぐに利用開始できるため、準備のための時間も節約できます。
ただし、施設によって様々な制約がありますので、自社の利用用途や好みを踏まえて、適切で信頼できるレンタルオフィスを探す必要があります。
一言で「個室」といっても様々な形態があり、仕切りのある机を「個室ブース」として貸し出ししていたり、簡易パーティションで囲ったデスクを「個室」として貸し出している施設もあります。

空調・換気設備

個室の空調は、個室毎の個別空調とグループ空調に分かれます。既存のオフィスビルを改装して個室を整備した場合は、複数の部屋の空調が一括でしか操作できないグループ空調である場合が多いようです。
また個室内の天井等に換気口(inとout)を設けて強制換気している場合と、ドアにガラリを設けたり、壁の上部に空間を設けたりして、廊下の空気を取り入れる換気をしている場合があります。

セキュリティ設備

一般的に個室のあるエリアは外部からはICカードや鍵による施錠等で隔離されている場合が多いです。また、防犯カメラやセキュリティ会社との契約でセキュリティを確保しているところがほとんどです。

貸し会議室

事前予約することで会議室を利用することができます。受付フロントや受付秘書を活用すれば、来客対応(会議室案内やドリンクサーブ)サービスを利用することができるので、自分の会社の応接として利用することができます。
会議室といっても施設によっては、ラウンジ、オープンスペース、パーティションで仕切った会議スペースや個室会議室など様々な場所を会議室等として貸し出している場合もあります。
事前予約の必要の無い場合や当日予約が可能な場合、さらに無料時間の設定がある場合など、プランや契約によって様々な利用形態があります。なお有料の場合は事前に利用料金を細かく確認しておかないと、思わぬ高額請求が来る場合もありますので注意が必要です。
また、簡易パーティションで囲われただけの場所を会議室と呼んでいたり、自習室のようなオープンスペースしかなかったり、隣室の声が丸聞こえのような会議室だったりすることもありますので、実際に見に行き、利用状況を確認しておくのは必須といえるでしょう。
飲食が可能な場所が限られている場合もありますので、ご自分の利用シーンを想像して条件を確認することが大切です。

住所の提供

都心の一等地、それもネームバリューのある地域やビルの個室を本店所在地とすることができます。名刺やホームページ、郵便の受け取り先として利用することができます。
一般的には法人登記や各種登録をすることも可能ですが、事業者によっては、用途やプランによって別料金となることもあります。

郵便受け

郵便物の受け取り用に個室ごとに鍵付BOXが設置してあるところがほとんどですが、ビルの設備仕様上、ひとつの郵便受けしか設置できず、運営事業者が仕分けして配布している場合もありますので、事前に確認しておくべきでしょう。

郵便・宅配便受取代行

受付サービスを併設している場合、個室に不在だった場合、サインが必要な郵便物や宅配便をあなたの代わりに受け取り、メール連絡してもらえるサービスをしている施設が多いようです。中には、マンションに設置してあるような宅配BOXを用意している施設もあるようです。
ただし、本人限定受け取り郵便など、受け取りしてもらえないものもあるので注意が必要。

ビジネス運営サポート

法人登記の手続きや営業支援ツールを提供していたり、提携している事業者によるサービスを行っている場合もあります。サポートを受けるには利用条件などがある場合がありますので、内容と料金をよく確認しておく必要があります。

社名表示サービス

同じ住所に沢山の企業・事業者が入居するため、社名がビルのエントランスに社名を表示することができる施設は多くありません。
また社名が表示されるといっても、社名一覧表が印刷された紙が、エントランスの脇にちょこんと貼ってあるだけといった社名表示サービスもあります。
どのように社名表示されるかはよく確認する必要があるでしょう。

レンタルオフィスが提供しているサービス電話編

1511390

電話番号貸与

ビジネス用の専用電話番号を貸与します。東京であれば03の番号を貸与されることが多いです。施設ですでに用意されている回線を提供される場合と、自分で電話会社に手配する場合があります。
個室内の電話が直接鳴って電話に出ることになりますが、回線が施設で用意されている場合は、下記のように便利な電話サービスがついている場合があります。
最近では携帯電話を会社の電話として利用する方も多いですが、ONとOFFの切り替えやプライバシーの面からも、ビジネス用の電話番号を求める方が多いようです。
電話受付スタッフを雇うことなく電話応対できるサービスは大変便利ですが、すぐに電話代行とわかってしまったり、電話応対のレベルによっては、顧客の不信感を招いてしまったりする場合もあるようです。

電話秘書

電話受付スタッフを雇う必要がなく、オペレーターが希望の社名で電話応対をしてくれるサービスです。オペレーターが対応したあと、かかってきた電話を携帯電話や自宅電話など指定の電話へ転送してくれるので、内線で取り次がれるのと同じように、自分がどんな所にいてもタイムラグなく対応することができます。
打合せ中などで電話に出られない場合は、メール等で連絡がきます。

留守番電話

不在時に留守番録音を残すことができるサービスです。
退勤後に任意に電話機で設定することができ、不在時のメッセージを、出社時にメッセージを聞くことができます。

携帯電話転送

会社の代表電話にかかってきた電話がそのまま携帯電話に転送されてきます。出先で打合せ中でも電話応対に追われますし、しつこい営業電話なども含めて全て自分で応対する必要があります。

レンタルオフィスのメリット・デメリット

1215733

レンタルオフィスを利用する最大のメリットは、初期費用を圧倒的に安くすませることができる点、準備にかかる手間をかけずにすむ点でしょう。
通常の賃貸オフィスを借りる場合は、初期コストとして入居準備業務や多額の保証金、工事関連費用、備品費用がかかりますが、レンタルオフィスの場合、手続きは簡略化されていて初期費用を抑えて事務所を用意することが可能です。
またレンタルオフィスの場合、利用者は不動産所有者と不動産賃貸契約を結ぶのではなく、オフィスサービスの提供者とサービス利用契約を結ぶことで、事務所として活用できる、ということが多いようです。

また、受付や電話サービスを提供しているレンタルオフィスの場合、受付・来客・電話対応に関する人件費を低減できるというメリットも大きいようです。事務スタッフを常駐させるためには、採用募集から労務管理まで単なる経費だけではない負担もかかるため、これらをレンタルオフィスのサービスでまかなうことが出来るのであれば、大きなメリットと考えられるでしょう。

デメリットは、個室があるといっても共同オフィスであるので、会議室や各種設備の利用が予約の場合が多く、いつでも無料で自由に利用が出来るわけではない、という点が一番大きいようです。また、オプションサービスが有料・高額の場合は、オプション料金を気にして事業活動に萎縮効果を与えてしまうといったこともあるようです。
オプションサービスの料金は、施設の運営事業者によって大きく異なる点ですので、ご自分の利用しそうなオプション料金体系は事前に良く確認することが大事です。

レンタルオフィスの参入業者による違い

284817

最後に

089293

レンタルオフィスは、起業される方の他、すでに法人化しており「東京進出をしたい!」「地方に支店を設けたい!」といった、地方企業・外資系企業などにも近年では人気のオフィス形態です。 起業する方の場合、レンタルオフィスに法人の住所登記をする事が可能なため、例えば銀座等の一等地に法人の住所を置き、オフィスを持つことができるというのも大きな魅力です。
また、運営会社によって異なりますが、ビジネスには欠かせない会議室や受付、電話秘書等のサービスが充実していますので、レンタルオフィスを検討される場合には、複数社を内覧し比較されることをお勧めいたします。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

サービスオフィスを提供しているbizcube(ビズキューブ)は個室の「レンタルオフィス」、「バーチャルオフィス」や「シェアオフィス」など格安で事務所を設けることができるサービスオフィスを提供しております。

例えば住所のみほしい場合は、「バーチャルオフィス」や「シェアオフィス」、個室のオフィスが欲しい場合は「レンタルオフィス(サービスオフィス)」など様々なニーズに応えます。

起業やご移転を考えていらっしゃる方は、ぜひ一度bizcubeにお問合せください。

備考

◇起業・副業・兼業を始めるなら◇
東京銀座のインキュベーションオフィス

銀座徒歩1分のbizcube(ビズキューブ)

東京都認定インキュベーション施設
レンタルオフィス、シェアオフィス、バーチャルオフィスbizcube
住所:〒104-0061 東京都中央区銀座5-6-12 みゆきビル7F
お問合せ電話番号:03-6255-6400(月~土9:00~20:00)

TOPへ戻る
バーチャルオフィス兼業

バーチャルオフィスがメインの場合と、レンタルオフィスがメインの場合がある。
バーチャルオフィスがメインの場合、サービス内容や料金体系が多彩なことが多い。会議室は簡易的なものしか用意されていなかったりすることも多く、大切な顧客を案内したい、と思えるようなところは少ない。
簡易的な審査しかないような施設は、法的に問題のある企業がいたりすることもあるので注意が必要。
レンタルオフィスがメインの場合、バーチャルオフィスのサービスがあまり便利ではない場合が多く、オプション料金を加算するとバーチャルオフィスでも費用が思ったより高くなるというケースもあるよう。
コワーキングスペースを標榜している場合は、イベントごとや交流スペースが多いため、ざわざわしている印象が強く、個性的な施設が多い。

シェアオフィス兼業

シェアオフィスを運営している事業者が専用個室を用意している場合。常駐するオフィスがあるため、会議室が充実しているところが多い。
しかし、費用が相場より格安だったり、審査が簡易的だったりする場合は、サービスレベルも低い可能性もあるため、内覧の際に自分が利用しているとき、自分が利用者の顧客として来社したときを想像して、内容を確認することが大事です。

外資系業者

都心の一等地の有名ビルに入居でき、世界のオフィスを利用できるというメリットはありますが、利用内容によって費用が非常に高額になることがあります。
専用個室や会議室は華美な内装が施されていますので、好き嫌いがわかれることが多いですが、バイリンガルスタッフによる電話・受付対応などサービス面でのレベルは高いです。利用方法によっては、普通に賃貸オフィスを借りてスタッフを雇用したほうが安くなるという場合もあるようです。

インキュベーションオフィス運営事業者

行政機関が中心となって、廃校になった学校や行政の古い建物を有効活用するために、起業家支援と地域活性のために設立しているところが多いようです。
行政からの補助金などの利用に優遇されることがある反面、審査が厳しく業種や用途などに制限を設けている場合もあり、簡単に誰でも利用できるわけではないようです。また、費用も相場より高く、サービス面でも民間の競争とは一線を画している点がるように見受けられます。