電話・FAX
多機能秘書電話

多機能電話: 多機能秘書電話サービス; 留守番電話; 03発信; FAX

多機能秘書電話とは？

bizcubeには大きく分けて3つの電話サービスがあり、総称して多機能秘書電話と呼んでいます。言葉のとおり、多機能で秘書対応もできるbizcubeの電話サービスは、お客様満足度100％を達成しており、bizcubeの数あるビジネスツールの中で最も会員様から支持され、人気のあるサービスです。まずは3つの電話サービスの特徴についてご説明します。

サービス名称	特徴	信用力	ビジネススピード	営業電話お断り	スケジュール機能	在籍確認	得意先対応	切替機能	営業時間	営業時間外対応
① オンライン電話アシスタント	秘書が電話対応し、電話を切らずに利用者様の携帯電話に取り次ぎます。取り次げなかった場合は、伝言をメールで報告します。	◎	◎	○	○	○	○	×	月～金 9:00～17:00	留守番電話（ボイスメール機能付）
② 不在電話アシスタント	秘書が常時不在対応し、伝言をメールで報告します。切替機能は任意で携帯電話等の指定番号に転送可能です。	○	△	○	○	○	○	○	月～金 9:00～17:00	留守番電話（ボイスメール機能付）
③ 24時間電話転送	秘書を介さず携帯電話等の指定番号に直接転送します。	△	○	×	×	×	×	×	24時間

サービス名称	① オンライン電話アシスタント
特徴	秘書が電話対応し、電話を切らずに利用者様の携帯電話に取り次ぎます。取り次げなかった場合は、伝言をメールで報告します。
信用力	◎
ビジネススピード	◎
営業電話お断り	○
スケジュール機能	○
在籍確認	○
得意先対応	○
切替機能	×
営業時間	月～金 9:00～17:00
営業時間外対応	留守番電話（ボイスメール機能付）

サービス名称	② 不在電話アシスタント
特徴	秘書が常時不在対応し、伝言をメールで報告します。切替機能は任意で携帯電話等の指定番号に転送可能です。
信用力	○
ビジネススピード	△
営業電話お断り	○
スケジュール機能	○
在籍確認	○
得意先対応	○
切替機能	○
営業時間	月～金 9:00～17:00
営業時間外対応	留守番電話（ボイスメール機能付）

営業時間外対応	24時間
サービス名称	③ 24時間電話転送
特徴	秘書を介さず携帯電話等の指定番号に直接転送します。
信用力	△
ビジネススピード	○
営業電話お断り	×
スケジュール機能	×
在籍確認	×
得意先対応	×
切替機能	×
営業時間	24時間

※電話サービスご利用の場合は御社専用の03番号を付与します。
※オンライン電話アシスタント、不在電話アシスタントは日本語対応のみとなり、注文受付やクレーム処理、営業等の業務に関わる対応はしません。

①オンライン電話アシスタント

利用者様専用番号に着信があった場合、秘書が御社名で対応し、先方のお名前やご用件を伺います。
一旦お電話を保留状態として、保留の間に利用者様の携帯電話に秘書がコールします。
お電話がつながった場合は、先方の情報をお伝えし、お取り次ぎします。
お取り次ぎ後は、先方と直接お話しができます。
もし、取り次いでほしくないお電話であった場合は、秘書が保留中のお電話に戻り、外出対応やお断り対応をします。
電話対応を秘書に任せることで、相手によって不在対応にして折り返しということができるため、本当に必要な電話だけを選び、そのほかは後回しにすることができます。
「ここまで臨機応変に対応できる電話サービスは今までにないサービスだ」と忙しい利用者様に好評です。
ご移動中や会議中で利用者様が秘書からの電話にお出にならない場合は、自動的に秘書が不在対応を行い、ご伝言をメール報告します。
レンタルオフィス（個室）の場合は個室のビジネスフォンに取り次ぎます。）

②不在電話アシスタント

会員様専用番号に着信があった場合に、秘書が御社名で対応し、先方のお名前・ご用件・ご連絡先・ご伝言等をお伺いし、終話後にメールで報告します。お取引先から重要な電話がかかってくると予めわかっている場合等は、切替機能でご自身の携帯電話等に直接転送することができます。

③24時間電話転送

会員様専用番号に着信があった場合は、秘書を介さずに直接携帯電話等の指定番号に24時間直接転送されます。電話対応はご自身で行いたい方や、商品の問い合わせ先、カスタマーサポートセンター等の番号として利用したい方はこちらをご選択ください。

なぜオンライン
電話アシスタントが必要なの！？

レンタルオフィスやシェアオフィスでは、「03」からはじまる電話番号を付与し、様々な電話サービスを提供しています。また電話転送や電話代行専門の業者もあり、様々な選択肢があります。起業時に電話番号を用意しようと思った時、「とりあえず携帯でいいや」「一番安い電話代行にしよう」と手軽さや価格だけで選んでしまう場合もあります。しかし、電話対応によって取引先からの印象は大きく変わります。まずは取引先が感じる不安からみていきましょう。

ケース①

携帯電話しかもたない

名刺やホームページに携帯電話の番号しか載っていないということは…

・固定電話がないなんて事務所の所在は信用できるところなのだろうか

・社長一人しかいない会社なんだ（会社規模がわかってしまう）

ケース②

携帯転送サービスを利用する

・電話をしても出ないことが多い
（会社に誰もいないなんて大丈夫だろうか）

・いつも社長本人が電話対応している
（社長一人の会社であることがわかってしまう）

・「03」の番号にかけたのにオフィスではなく外にいるようだ
（転送していることがわかってしまう）

ケース③

価格だけで選んだ電話代行業者

・最重要案件の電話でもすべて不在対応になってしまい、取引先を不安にさせてしまった

・会社のことを聞いても電話受付の人は何一つ答えられず、本当にこの会社の人なのか疑ってしまった

・いつも定型文のように決まったことしか答えず、対応が冷たい

・いつかけても本人には取り次いでもらえず不在対応

・社長のスケジュールを全く把握していない

・長く取引しているのに社名や電話番号を何度も聞かれる

結果

マイナスイメージにより信用面で取引先を不安にさせてしまいます

しかし！

bizcubeのオンライン
電話アシスタントサービスを使うと
その不安は解消されます

活用事例

営業電話を断るよう伝えてあるので、電話により仕事の手が止まることが少ない。（IT関連　男性）
在籍確認の電話は折り返し対応になると印象が悪くなってしまうが、電話アシスタントは社員名を回答できるので安心。（教育関連　女性）
海外出張時はスケジュールを伝えておくと先方に伝えてくれるので、海外に電話がかかってくることもないしメールで伝言が受け取れるから便利。（美容関連　女性）
得意先の重役から電話がかかってきたときに会社名や名前を聞き間違えられたらどうしようと不安だったが、事前に得意先の名前を登録しておけるので先方に失礼な対応をすることが防げる。（サービス業　男性）

bizcubeでは数ある研修をクリアした秘書スタッフが迅速丁寧に対応します。実際に電話アシスタントを利用している利用者様の満足度調査では、満足度100%を達成しました。秘書は社員名や事業内容を把握しているので、より自然で臨機応変な対応ができます。取引先が抱く不安を解消するbizcubeのソリューションをご紹介します。

ソリューション1

営業電話お断り機能

ケース②であったように、携帯転送を使うとすべての電話をご自身で対応しなければならず、不要な営業電話に無駄な時間をとられますが、オンライン電話アシスタントでは、事前に指定業種の営業電話は秘書が取り次がずお断わりするので、無駄な電話をシャットアウトすることができます。

ソリューション2

スケジュール機能

出張や休暇のスケジュールを秘書に共有しておくと、電話があった際、先方にスケジュールをお伝えすることができます。海外出張期間中は電話を取り次がないよう指示しておけば、電話がかかってくる心配もなく、電話の内容はメールで届くのでどこにいても仕事がスムーズに進みます。

ソリューション3

在籍確認

在籍確認の電話に対し、折り返し対応となると不信感につながります。bizcubeに社員名を申請しておくと、在籍確認の電話があった際、社員が在籍しているかどうか回答することができます。

ソリューション4

得意先対応

お得意先のお客様に対し、電話の都度社名を聞き直したり、電話番号を聞いてしまうといい印象を与えません。bizcubeにお得意先を申請しておくと、前述のような失礼な対応をすることもなく、いつもお世話になっている御礼をお伝えすることができます。

お客様の声

・丁寧で感じがいい。コールバック希望時、その後タイムラグもなく内容を的確にメールしてくれるので丁寧だし安心。

・一人で営業に出ていることが多いので、手が離せない時間や移動中に電話を受けていただけるのは助かります。

・いつも丁寧に対応していただき、感謝しています。お客様からの評価も高いです。

・セールス電話など断っていただけるので、無駄な時間をとられることがなくなって助かります。

・「今までは自分で電話対応していたので、bizcubeのサービスを使うようになってからは、いつから秘書雇ったの？なんて言われました。

【料金】

プラン	コース	サービス名	月額（税別）	備考
レンタルオフィス	―	オンライン電話アシスタント	18,000円	オプション
シェアオフィス	銀座スタンダード	（以下から1つ選択）オンライン電話アシスタント不在電話アシスタント 24時間電話転送	オプション料金なし	銀座スタンダードコース基本サービス住所利用/法人登記/多機能秘書電話/ＦＡＸ/郵便宅配便受取・報告・転送
シェアオフィス	バーチャルオフィスライト	24時間電話転送	3,000円	オプション
コワーキング	銀座オープンデスク	オンライン電話アシスタント	8,000円	オプション
		不在電話アシスタント	8,000円
		24時間電話転送	2,000円

プラン	レンタルオフィス
コース	―
サービス名	オンライン電話アシスタント
月額（税別）	18,000円
備考	オプション

プラン	シェアオフィス
コース	銀座スタンダード	バーチャルオフィスライト
サービス名	（以下から1つ選択）オンライン電話アシスタント不在電話アシスタント 24時間電話転送	24時間電話転送
月額（税別）	オプション料金なし	3,000円
備考	銀座スタンダードコース基本サービス住所利用/法人登記/多機能秘書電話/ＦＡＸ/郵便宅配便受取・報告・転送	オプション

プラン	コワーキング
コース	銀座オープンデスク
サービス名	オンライン電話アシスタント	不在電話アシスタント	24時間電話転送
月額（税別）	8,000円		2,000円
備考	オプション

まずはお気軽にお問い合わせください。

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