コラム

今回は弊社のサービスでもあるシェアオフィスについてサービスを踏まえ紹介していきたいと思います。

シェアオフィスとは

シェアオフィスとは、事務所を所有・賃借することなく事業を行うために、最低限必要となる住所・郵便受取・電話・FAXなど事務所として必要な機能を提供している、共同オフィス空間を持ったサービスのことです。
文字通り様々な人が共有するオフィス空間が必ず用意されていますが、シェアオフィスといっても様々なタイプがあります。
オーソドックスなタイプとしては共有で使える1つの広い空間があり、好きな席に座り、持ち込んだノートパソコンで各々作業するスペースを提供しています。おしゃれなカフェやIT企業の共有部をイメージしたような先鋭的なデザインを採用していることが多く、起業家やデザイナーなど利用者層を意識した施設となっています。

もちろん、コピー機や事務用品、インターネット環境など、必要なインフラが用意されており、専有デスクや会議室がある場合や、住所利用、法人登記、電話転送サービスなどのサービスを提供している場合もあります。ほとんどのシェアオフィスは会員制ですが、中にはビジター利用できる時間貸しの施設もあるようです。
また、「コワーキングスペース」と「シェアオフィス」の違いについては、諸説ありますが、私たちは、「コワーキングスペース」とは利用者同士の交流やコミュニティを通じてビジネスを形成していくことに特化したシェアオフィスであると考えています。

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どんな方が利用しているの？

シェアオフィスは常駐する必要はないけれども、落ち着いて仕事ができるスペースが欲しい、といった要望をお持ちの方に向けたオフィスサービスです。現代ではパソコンひとつあれば仕事ができる、という時代になりましたが、営業やコンサルティング業など、通常外回りをしている方の事務スペースとして利用されることも多いようです。カフェだと長時間利用するのは気が引けてしまったり、周囲の席にいる方の声や目線（プライバシー）が気になるといったこともありますが、シェアオフィスであれば好きなときにデスクスペースを使用できるため、落ち着いた環境を求める方にはお勧めです。

もちろんオフィスを借りるよりもはるかに費用が安いため、起業したばかりの方が集まる空間でもあり、名刺交換から新たなビジネスが生まれるということもあるようです。クリエイターや起業家、IT・WEBのエンジニア等、様々な業種が集まるため、異業種と交流できる点もシェアオフィスの魅力のひとつです。
では、様々な業種の方が1つの空間で各々仕事をする空間とは一体どんなところなのでしょうか。カフェのようなおしゃれな内装の施設が多いようで、自宅よりも開放的で、かつ居心地のいい雰囲気が求められるようです。もちろん、どの施設も電源やインターネット環境はしっかり整っています。また、飲食物の持ち込みは施設によって制限がありますが、挽きたてコーヒーが味わえるカフェと一体になったオフィスもあります。
最近では、バーチャルオフィスにシェアオフィスを併設している場合が多いため、サービスの垣根がかなり低くなっているように思われます。

シェアオフィスが提供しているサービス

執務エリアの提供 （デスク貸し出し）	都心の一等地にある執務用のデスクエリアを利用することができます。共用デスクエリアを提供している場合がほとんどですが、デスクエリアのセキュリティ設定の有無や無料時間の設定など、プランによって様々な利用条件がわかれていることが多いです。 専用のデスクを貸し出している施設もありますが、共用スペース内にある場合も多く、自習室やインターネットカフェのような作りになっている場合が多いようです。 会員制のことがほとんどですが、一時利用が可能な施設もあるようです。
貸し会議室	事前予約することで会議室を利用することができます。 受付フロントや受付秘書を活用すれば、来客対応（会議室案内やドリンクサーブ）サービスを利用することができるので、自分の会社の応接として利用することができます。 会議室といっても施設によっては、ラウンジ、オープンスペース、パーティションで仕切った会議スペースや個室会議室など様々な場所を会議室等として貸し出している場合もあります。 事前予約の必要の無い場合や当日予約が可能な場合、さらに無料時間の設定がある場合など、プランや契約によって様々な利用形態があります。なお有料の場合は事前に利用料金を細かく確認しておかないと、思わぬ高額請求が来る場合もありますので注意が必要です。 また、簡易パーティションで囲われただけの場所を会議室と呼んでいたり、自習室のようなオープンスペースしかなかったり、隣室の声が丸聞こえのような会議室だったりすることもありますので、実際に見に行き、利用状況を確認しておくのは必須といえるでしょう。 飲食が可能な場所が限られている場合もありますので、ご自分の利用シーンを想像して条件を確認することが大切です。
住所の提供	都心の一等地、それもネームバリューのある地域やビルに本店所在地を置くことができます。 名刺やホームページ、郵便の受け取り先として利用することができます。 法人登記や各種登録をすることも可能ですが、用途やプランによって別料金となることもあります。 コストを考えると、自宅で開業することもできますが、分譲・賃貸マンションでは、契約上、事業所利用できないケースがあります。 また、重要なプライバシー情報である自宅住所を名刺やホームページで公開することに抵抗がある方も多いです。 大切なお客様との商談スペースが自宅というのも会社のマイナスイメージ繋がる可能性があります。 バーチャルオフィスであれば、使いたいときにだけ使える便利な会議室があるため、会社の信用力を落とすこともなく、プライベートな情報を開示する必要もないので安心です。
郵便・宅配便受取代行	郵便物や宅配便をあなたの代わりに受け取り、指定の郵送先に転送してくれます。 週一回転送や毎日転送など、プラン等によって選ぶことができたり、手数料が変わる場合もあります。 また、一般的なシェアオフィスであれば、直接受け取りに行くことが可能な場合が多い。ただし、本人限定受け取り郵便など、受け取りできないものもあるので注意が必要。
ビジネス運営サポート	法人登記の手続きや営業支援ツールを提供していたり、提携している事業者によるサービスを行っている場合もあります。 サポートを受けるには利用条件などがある場合がありますので、内容と料金をよく確認しておく必要があります。
社名表示サービス	シェアオフィスですと、同じ住所に沢山の企業・事業者が入居するため、ビルに社名を表示することができる施設は多くありません。 また社名が表示されるといっても、社名一覧表が印刷された紙が、エントランスの脇にちょこんと貼ってあるだけといった社名表示サービスもあります。 どのように社名表示されるかはよく確認する必要があるでしょう。
ロッカー貸し出し	執務用の資料等を保管しておくための専用ロッカーを利用することができます。 デスク利用サービスがある場合には併設されていることが多く、大小さまざまなタイプにわかれており、オプションで利用できることが一般的なようです。

シェアオフィスが提供しているサービス電話編

03発信サービス	自分の携帯電話から、自社の代表番号（03の電話番号）から発信することができます。どこにいてもオフィスにいるのと変わらずに事業を行うことができるサービスといえます。スマートフォンのアプリ等で電話帳をそのまま利用できる場合もあります。
電話番号貸与	ビジネス用の専用電話番号を貸与します。東京であれば03の番号を貸与されることが多いです。電話がかかってきたときは下記のように様々なサービスがあり、提供されているサービスや料金体系などが分かれます。 最近では携帯電話を会社の電話として利用する方も多いですが、ONとOFFの切り替えやプライバシーの面からも、ビジネス用の電話番号を求める方が多いようです。 電話受付スタッフを雇うことなく電話応対できるサービスは大変便利ですが、すぐに電話代行とわかってしまったり、電話応対のレベルによっては、顧客の不信感を招いてしまったりする場合もあるようです。
電話秘書転送	電話受付スタッフを雇う必要がなく、オペレーターが希望の社名で電話応対をしてくれるサービスです。オペレーターが対応したあと、かかってきた電話を携帯電話や自宅電話など指定の電話へ転送してくれるので、内線で取り次がれるのと同じように、自分がどんな所にいてもタイムラグなく対応することができます。 打合せ中などで電話に出られない場合は、メール等で連絡がきます。
不在電話代行	電話受付スタッフを雇う必要がなく、オペレーターが希望の社名で電話応対をしてくれるサービスです。オペレーターが対応したあと、要件や不在折り返し等の連絡をメール等で受け取ることができます。 一般的な電話代行業者が提供しているサービスとして古くからありますが、応対ルールの決め細やかさや応対品質のレベルの差は大きいようです。
携帯電話転送	会社の代表電話にかかってきた電話がそのまま携帯電話に転送されてきます。出先で打合せ中でも電話応対に追われますし、しつこい営業電話なども含めて全て自分で応対する必要があります。
留守番電話転送	上記の電話サービスと組み合わせて提供されることが多いですが、不在時に留守番録音を残すことができるサービスです。録音された音声は、大きく指定の番号に電話をして聞く場合と、音声データがメールで転送されてくる場合にわけることができます。

選ぶポイントは？

通常のオフィスではなくシェアオフィスを選択した場合、ラウンジしかないところもあります。共有スペースのみでよいのか、個室タイプの会議室スペースが併設されている方が良いのかは、シェアオフィスを契約する前に良く考えたほうがいいポイントです。
また、固定電話番号だけでなく、03発信サービスをしているところであれば、自宅や出先からも03の番号で電話発信できるため、シェアオフィスの利用価値は高まります。
更に来客対応や秘書電話などのオフィスサービスを充実させたいと思うのであれば秘書がオフィスに常駐しているシェアオフィスを選択するのもよいでしょう。
しかし注意が必要なのは、コールセンターを別に用意（地方など）している場合もあるので、そういった場合は「秘書電話」と名づけられたサービスであっても、実質は「電話代行」であることが誰にでも明白なことがあります。
内覧する際には、細かくサービス内容を確認することが欠かせません。

シェアオフィスを有効活用するには？

まずは自分にあったシェアオフィスを選択することにあると思います。

サブオフィスとして利用するのであれば、ビジター利用できる施設を選ぶ、または好みの内装である施設を選び息抜きの空間として利用するという方法もあります。

そのほかには、定期的にイベントを開催している施設や自らイベントを企画できる施設もあるので、異業交流やセミナー会場として有効活用できそうですね。

 

メインオフィスとして利用するのであれば、デスクスペース以外のオフィスサービスが充実している施設をオススメします。

自分の作業スペースはあっても、いざお客様をお迎えするのに応接スペースがない、またいつもシェアオフィスにいるから固定電話は持てず携帯電話、更に郵便物の送り先は自宅…では困りますよね。

そんなときはフリーデスクのあるバーチャルオフィスが便利です。

名刺には一等地の住所が記載でき、実際にお客様をお招きする際は応接スペースとして併設の会議室を利用、

更に電話転送サービスを利用すれば固定電話にかかってきた電話も自身の携帯で対応したり、秘書サービスを利用すればシェアオフィスなのに秘書対応オフィスとして運用ができます。

 

このようにシェアオフィスやコワーキングスペースは、自宅や専有オフィスにはない魅力がたくさん詰まっています。

新しい働き方として、シェアオフィスも候補の一つに入れてみてはいかがでしょうか。

シェアオフィスの参入業者による違い

バーチャルオフィス兼業	バーチャルオフィスがメインの場合と、シェアオフィスがメインの場合がある。 バーチャルオフィスがメインの場合、サービス内容や料金体系が多彩なことが多い。会議室は簡易的なものしか用意されていなかったりすることも多く、大切な顧客を案内したい、と思えるようなところは少ない。 簡易的な審査しかないような施設は、法的に問題のある企業がいたりすることもあるので注意が必要。 シェアオフィスがメインの場合、料金体系はシンプルな場合が多く、オフィスというよりはSOHO用の一時オフィス的な使い方を想定されていることが多い。カフェのようなデザインであったり、交流会やビジネスワークショップを開催したり、コワーキングスペースとも言われるような施設もある。施設ごとに特色があり、利用者の業種などを限定している場合もある。
レンタルオフィス兼業	専用個室を用意している事業者がシェアオフィスを運営している場合。常駐するオフィスがあるため、会議室が充実しているところが多い。 しかし、費用が相場より格安だったり、審査が簡易的だったりする場合は、サービスレベルも低い可能性もあるため、内覧の際に自分が利用しているとき、自分が利用者の顧客として来社したときを想像して、内容を確認することが大事です。
外資系業者	都心の一等地の有名ビルに入居でき、世界のオフィスを利用できるというメリットはありますが、利用内容によって費用が非常に高額になることがあります。 専用個室や会議室は華美な内装が施されていますので、好き嫌いがわかれることが多いですが、バイリンガルスタッフによる電話・受付対応などサービス面でのレベルは高いです。利用方法によっては、普通に賃貸オフィスを借りてスタッフを雇用したほうが安くなるという場合もあるようです。
電話代行業者	古くからある、電話代行業者がシェアオフィス事業に参入している場合、簡易的な会議室を用意して、シェアオフィスとして貸し出していることがあります。電話代行にオフィスサービスを一部付加しているだけの場合がありますので、費用は非常に安いことが多いです。 住所となっているビルは実際にオフィスとしての利用ができないことが多く、電話代行は地方のコールセンターを利用していることが多いため、「オフィスを利用している」という感覚は感じられないことがあるようです。サービスや住所、ビルなど実際の信頼感を確かめてみることが必要になることが多いようです。
インキュベーションオフィス運営事業者	行政機関が中心となって、廃校になった学校や行政の古い建物を有効活用するために、起業家支援と地域活性のために設立しているところが多いようです。 行政からの補助金などの利用に優遇されることがある反面、審査が厳しく業種や用途などに制限を設けている場合もあり、簡単に誰でも利用できるわけではないようです。また、費用も相場より高く、サービス面でも民間の競争とは一線を画している点がるように見受けられます。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

サービスオフィスを提供しているbizcube（ビズキューブ）は個室の「レンタルオフィス」、「バーチャルオフィス」や「シェアオフィス」など格安で事務所を設けることができるサービスオフィスを提供しております。

例えば住所のみほしい場合は、「バーチャルオフィス」や「シェアオフィス」、個室のオフィスが欲しい場合は「レンタルオフィス（サービスオフィス）」など様々なニーズに応えます。

起業やご移転を考えていらっしゃる方は、ぜひ一度bizcubeにお問合せください。

備考

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