コラム

bizcubeのバーチャルオフィス・シェアオフィスでは、会員様のクライアントが来社された場合にも臨機応変に対応できるよう、営業時間内は受付秘書が常駐しております。

実際に受付秘書はどんな対応をしてくれるのでしょうか。詳しくご紹介していきます。

クライアントが突然の来社した時の対応

WEBや名刺で住所を公開している場合、思いもよらぬタイミングでクライアントは来社します。

「別件で近くに来たからついでに…。」
「アポイントはないけど新商品のパンフレットが出来上がったから…。」
「先日お世話になった御礼をお持ちしよう…！」

様々な理由でクライアントはアポイントなしで来社します。
そんなとき、シェアオフィスやバーチャルオフィスを利用している場合、ご自身がオフィスにいない場合が多いので、不安に思う方も多いと思います。

しかしbizcubeでは、会員様に代わって受付秘書が来客対応をします。

来客対応するといってもどんな対応をするの？と思われる方も多いと思いますが、bizcubeでは会員様のご要望に最大限にお応えするため、ご入会時に「来客対応設定シート」というものにご登録をいただきます。

次の章では、来客対応設定シートについて詳しく見ていきます。

来客対応設定シートとは

来客対応設定シートとは、クライアントが来社した際、秘書が行うアクションを事前に指定するためのシートです。
どんなアクションを選択できるのか、一部ですが次の章でご紹介します。

来客対応設定シートのアクション内容(来客時の連絡方法)

来客があった際、受付秘書はまず、クライアントに来社の御礼をお伝えし、ご用件をお伺いします。
その後、どのような対応を希望するか選択が可能です。

②メール報告（事後報告）

①bizcubeのスタッフから電話連絡を希望する

 

その場で会員様に秘書がお電話をします。
お電話がつながりましたらそのままクライアントにお取次ぎします。
お電話がつながらなかった場合は、クライアントがお帰りになった後、ご報告メールをお送りします。

②メール報告（事後報告）

 

クライアントがお帰りになった後、ご報告メールをお送りします。

来客対応設定シートのアクション内容(不在対応)

クライアントとしては、「なぜ担当者に会えないのか」気になりますよね。
不在にしている理由をいつくかの選択肢の中から選択できます。

・「サテライトオフィスのため常時不在」等

詳しくは内覧・お申し込み時にご説明させていただきますが、bizcubeでは、あらゆるシーンに対応できるよう、事前に会員様が希望する来客対応を伺います。

補足

実際に来客があった際は、接客研修を受けた受付秘書がクライアントに対応し、来社の御礼やお名刺等をお預かりします。
また、クライアントがお帰りになった後、どのようなご用件で何をお預かりしたのか、受付秘書よりすぐにご報告いたしますので、会員様は時間を空けることなく、クライアントに御礼の連絡をすることができます。

特に起業時には想定していなかった諸官庁や調査機関の来社があるかもしれませんが、フロントサービスがあることで、クライアントに不信感を与えることなく、安心して留守を任せることができます。

まとめ

シェアオフィス・バーチャルオフィスの来客対応に不安を感じていらっしゃる方も、bizcubeの来客対応であればご納得していただけるかもしれません。

実際に来客対応するスタッフが内覧を行いますので、ぜひ一度bizcubeにお越しください。

備考

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