コラム

起業されたばかりの会社では、電話対応は社長様のお仕事です。商談中や移動中はオフィスや自宅を留守にするため、電話に出られず多くのビジネスチャンスを失っています。外出先でも電話を取りこぼさない為に、自身の携帯電話の番号を公開される方もおりますますが、常に電話対応に追われ、大事な仕事に集中できず、公私の区別もつけられなくなります。

そのため、バーチャルオフィスや電話代行サービス業者に委託することがあります。電話代行で一般的なものは、指定の番号に24時間自動で転送されるサービスです。転送先を携帯電話にして、いつでもどこでも対応可能！とポジティブに捉えることもできますが、クライアントからしますと「会社に電話をかけてもいつも社長が対応しているな。」「騒音が聞こえるということは出先かな。ということは転送を使っているのかな。」と知らず知らずのうちに、信用を失っている可能性があります。

そんなときに使っていただきたいのがbizcubeの「選べる多機能秘書電話サービス」です。

＜多機能秘書電話サービスとは＞

bizcubeのゴールド・シルバー・スタンダードコースに入会されますと、03から始まる電話番号が付与されます。もちろんお客様ごとに専用の番号をご用意しておりますのでご安心ください。着信時の対応は3つの多機能秘書電話サービスからお選びいただけます。

貴社専用電話番号にかかってきたお電話に、秘書スタッフが貴社名で対応し、いったん保留にします。保留状態のまま、予めご指定いただいたケータイ等の電話番号に秘書スタッフがお電話をして、取次ぎしていいお電話か否かを会員様に確認をいたします。その後保留中のお電話を転送し、クライアントと直接お話しいただけます。また、取次ぎしてほしくない電話などは、秘書スタッフが不在対応を行い、伝言をお預かりすることも可能です。不要な営業電話を秘書スタッフがお断りすることもできます。

貴社専用電話番号にかかってきたお電話に私たち秘書スタッフが貴社名で対応し、「只今外出しております」と常に不在対応を行います。終話後、すぐにメールにてご報告いたします。また、不在秘書電話は『③24時間自動転送』と任意に切り替えることが可能ですのでスケジュールに合わせて調整可能です。

貴社専用電話番号にかかってきたお電話は、秘書スタッフが対応することなく、直接ご指定の携帯電話や固定電話へ転送されます。※商品に関するお問い合わせやカスタマーサービスとしてのご利用の場合は必ず③をご利用ください。(秘書スタッフは商品に関して完璧な知識が無い為、クレームなどの場合更なるクレームを生みかねないため)

各サービスのお勧めタイプ

• 1人で事業を営んでいる為、不在時は事務所の電話がなりっぱなし
• 不要な営業電話によって仕事を中断させられている
• 会社を設立したばかりで人件費をかけられず、外出時は携帯へ転送しているが、商談中にも電話がかかってくる為、中座する事態が発生している
• 社員が社長しかおらず、電話はいつも自分しか出ないため会社の規模がわかってしまう

• 電話に出られない場合でも漏れなく報告が入る為、後追いが出来きて取りこぼしがなくなった
• メールで随時詳細が届くので、自分の都合の良い時間に確認する事が出来る為、作業効率が上がった
• 電話が鳴る度に仕事が中断されることが無いため、自分のペースでメール確認を行えるようになり、段取りをつけやすくなった
• メールに詳細が書かれている事で、折り返す時に回答をもって電話する事が可能になり、お客様にも喜ばれる結果となった

＜bizcubeの選べる秘書電話はこんなところが良い！＞

ゴールド・シルバー・スタンダードコースでは、基本料金内で秘書スタッフが電話窓口として対応します。電話を任せることに不安を感じる方もいらっしゃると思いますが、bizcubeでは、電話代行業を10年以上行ってきたノウハウを蓄積し、独自の教育研修カリキュラムをクリアしたスタッフが対応していますのでご安心ください。また、スタッフはスキルアップのための社外研修などにも積極的に参加しています。この一人一人の対応力が、顧客満足度100％という数字を表しています。

対応内容は事前にご提出いただきます「秘書電話設定シート」にてスタッフの回答内容をお客様ご自身に作成していただきます。そのため、営業日や事業内容、社員の名前まで秘書スタッフが回答することができます。バーチャルオフィスの電話サービスで、出張スケジュールから年末年始の休業案内行っているところはなかなかありません。

是非他社のサービスとも比較していただき、ビジネスチャンスを逃さない為にも、秘書電話のご利用をご検討ください！

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